建构 Email 系统其实相当复杂，除了硬件和软件的需求，还有其他许多层面需要考量，例如：过滤垃圾邮件及恶意软体、软硬体备份、信件分类解决方案等。当 Email 系统服务外包越来越普遍，想要运用Email的公司也面临该将电子邮件系统服务外包 ( Hosted Solution )，或由公司自建电子邮件系统 ( In House Solution ) 的选择问题。以下让我们来了解一下两种方案的优缺点吧!
1. 公司自建电子邮件 EDM 系统 ( In House Solution)：
- 一般而言，由公司内部 IT 部门负责建构电子邮件系统的成本较高，不只限于软体 licenses 及硬体成本，还包含 IT 人员、管理、归档、Mobile Email 等成本。若要更精确的估量，你应该还要再加上每年的维护、安装费用，以及软体定期更新升级的必要支出。自行建构电子邮件系统，你需要付出庞大的资金来管理，例如：维持干净的伺服器 IP、阻挡垃圾邮件及病毒攻击、防止硬体设备故障、安装最新的电子邮件系统附件等。同时上述的每一个环节，也都需要相应的资源以及专业人员来支援，因此你更需要一支专门负责的团队。而最庞大的支出不是一开始的固定成本，而是每年固定必要的「维护管理成本」。根据计算，一套电子邮件系统的「维护管理成本」，将会是「系统建构成本」的 4 倍之多。
- 一次性投入，降低企业经营成本，企业搭建邮件服务器是一次性投入，后期只需进行简单的维护和管理即可，无需每年支付高昂的邮箱租赁费用。
- 数据安全有保障，对企业邮件安全造成影响的主要因素有：垃圾邮件泛滥，病毒邮件攻击，内部数据泄露，其次邮件在传输过程中，容易被窃取或者篡改，员工邮箱账号也很容易被盗等等，所以企业自己搭建邮件服务器可以避免垃圾邮件和病毒侵害，杜绝黑客攻击，保证重要数据信息安全，减少对企业正常经营的影响。疫情之下，企业为什么要自己搭建邮件服务器？可与其他办公系统整合，自己搭建邮件服务器可以根据企业自身需求，与企业其他办公系统整合，减少员工频繁切换系统的烦恼，提高员工的工作效率。
2. 电子邮件 EDM 系统外包 ( Hosted Solution )：
优点
- 如果将电子邮件系统外包，你将不需要担心系统的建构和管理。外包的优先好处就是「成本低」。透过系统外包，你可以快速地加入新客户名单，不需要浪费时间取得软体 licenses、分配收件夹的空间、设定信箱位址等。此外，系统外包也可以轻松地应付邮件进出入时，突如其来的高流量，导致伺服器故障的风险。
- 随著云端电子邮件服务提供者的出现，资料传输都将经过加密保护，也都储存在安全的位置。此外，系统外包提供内在的空间，确保资料都已备份。同时，你可以透过定义用户级别的限制和规范来管理非法的电子邮件数据通讯。
缺点
- 电子邮件系统外包的缺点是，当你将商业资讯、客户个人资料都交付给外包厂商，你就失去了对资料的主控权。若厂商的防护不足，你所有的资料都将暴露在危险之中。正因为如此，许多公司即使面对高成本，但为了资料安全与主控权，仍宁愿选择自己架设电子邮件系统。
总的来说，将电子邮件系统连同行销策略一起外包，对于小公司来说是较有好处的，不必负担基础建设成本，更能够将心力专注于本业发展，免除高成本的压力与行销的困扰。但对于大公司或需要高度客制化电子邮件系统的公司而言，由公司内部自行架设将更符合需求，因为庞大客户资料的背后，拥有难以估量的商业价值，所以维护资讯安全及商业机密将是首要的任务。说了这么多，选择还是要回到正在看这篇文章的你，开始评估你的需求，并考量组织目标发展，再来选择适合公司的解决方案吧！
邮件系统搭建 - 整体解决方案
对于很多企业来讲，邮件系统在企业信息化进程中起着举足轻重的作用，不仅是企业降本增效、绿色办公、移动办公的必需品，而且邮件的合规性与安全性更是关系到企业形象的树立。正是深入了解到邮件系统在企业信息化中的重要作用，并深入调研了企业在邮件系统使用中所面临的问题以及企业在其自身发展中的更多需求，进而推出了邮件系统整体解决方案。 产品优势 邮件系统整体解决方案集文档AD、Exchange标准化邮件系统架构以及邮件安全方面的防垃圾邮件网关、反向代理、邮件中继、业务投递以及邮件归档为一体，并可为用户提供涵盖架构设计、环境优化、项目实施、售后运维、定制开发等在内的实施服务，切实解决企业所困所扰所需。 适应您的工作方式- Exchange的重点收件箱功能可帮您优先处理重要消息，助您高效便捷完成工作。
- 个性化的收件箱，不仅功能更加完善，而且可以更智能、更有条理的查看电子邮件。在智能收件箱中，搜索增强功能可为您提供更快、更完整的搜索结果；加载项可获得强大的自定义和可扩展性，从而将您连接到现代服务和内部业务线应用程序等等。
- 日历系统可以合理安排您的时间，其功能不仅仅局限于最基本的任务安排，还可以自动抓取电子邮件中的重要事件，例如航班和酒店预订，并根据您的位置推荐会面地点。
- Exchange可以实时同步设备上的电子邮件、日历和联系信息，因此无论您手中使用什么设备，它都是最新的。倘若你不小心丢失了手机，也不需要惊慌，远程擦除功能可确保您个人信息的安全。
产品整体架构
方案亮点
- 统一身份管理：企业内部账户、权限统一管理，与企业内部系统实现SSO单点登录
- 主可控：自建邮件系统，或将云端邮件本地化归档，包括用户、权限、策略、邮件数据等自主可控
- 数据安全：服务器防病毒；恶意访问请求拦截；垃圾邮件病毒邮件过滤；邮件数据实时归档；数据备份；邮件追溯审计；邮件数据防泄密
- 海外邮件：提升邮件投递率
- 政策合规：符合国家政策、上市合规要求
方案价值
- 多样化场景支持
- 符合企业发展长期规划
- 整合各大厂商、为企业提供完整邮件生态周边
典型案例
客户背景- 客户内部使用的Zimbra邮件系统，从邮箱系统架构、服务器性能、客户端兼容性等方面，均已不能满足持续发展的需要。
- 此外，Zimbra邮箱为免费版开源邮箱，其IT团队并无开发人员，无法保证功能性持续满足，并且此免费版邮箱本身架构也不足以支持公司日益增长的使用量需要。
- 为满足企业持续发展，新环境规划能够支持10W用户规模
- 邮件数据为企业核心数据，需要做到双活数据中心
- 海内外邮件沟通频繁，要保障海外邮件投递成功率
- 需要保障每天大量的业务邮件正常投递，不影响办公使用
- 采用四个DAG群集组，在北京和上海机房分别部署Exchange服务器，通过DAG构建两个双活数据中心。
- 两个数据中心中分别部署24台Exchange 服务器，群集仲裁目录放置于Azure云端，将在Azure上创建一台AD和一台Wintness Server。
- 邮件系统的内外网访问均通过硬件负载均衡来实现网络负载和GSLB全局解析。
- 使用邮件中继系统，部署海外节点，保障海外邮件投递成功率。
- 使用业务投递系统，将业务邮件与办公邮件分开，大量业务邮件投递时，不影响企业办公使用。
- 制定备份策略，邮件系统每日增量备份，保障数据可还原。
- 邮件实时归档，确保邮件可追溯，符合企业合规要求。
常见软件
- 微软ExchangeServer
- TurboMail
- Coremail
- U-Mail
- MDaemonServer
- WinWebMailIce
- Warp /Merak Mail Server
- Lotus Domino/Notes
- Postfix /Sendmail/ Qmail
- Kerio MailServer
- KXmail邮件系统
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