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邮件系统搭建 - 整体解决方案

邮件系统搭建 - Email 发送系统：自建 v.s. 外包的难题

2013-2021年，即便是在即时通讯横走的时期，电子邮件对于一般人而言，依然是非常重要的通讯服务，对于大部分企业来说用于建立联系，或是用于确认、沟通工作事项必要工具。传统单一化的电子邮件系统，无法满足日益复杂多元的业务环境需求，为解决企业与各组织所面临的挑战，提升作业效率与强化组织知识管理能力。煜企推出具备完整协同作业工具、容易使用的直觉操作介面、管理作业简化与内建GAIS高速搜寻引擎的Email的平台。Email 无庸置疑是目前网路上使用率最高的媒介之一，虽然社群网路、通讯 APP 日趋蓬勃，但因为其一对一的特性，让 Email 保有不可取代的地位，也奠定电子邮件仍广为被采用的基础。因此，提供可靠的 Email 系统是 IT 部门非常重要的工作之一。

建构 Email 系统其实相当复杂，除了硬件和软件的需求，还有其他许多层面需要考量，例如：过滤垃圾邮件及恶意软体、软硬体备份、信件分类解决方案等。当 Email 系统服务外包越来越普遍，想要运用Email的公司也面临该将电子邮件系统服务外包 ( Hosted Solution )，或由公司自建电子邮件系统 ( In House Solution ) 的选择问题。以下让我们来了解一下两种方案的优缺点吧!

1. 公司自建电子邮件 EDM 系统 ( In House Solution)：

一般而言，由公司内部 IT 部门负责建构电子邮件系统的成本较高，不只限于软体 licenses 及硬体成本，还包含 IT 人员、管理、归档、Mobile Email 等成本。若要更精确的估量，你应该还要再加上每年的维护、安装费用，以及软体定期更新升级的必要支出。自行建构电子邮件系统，你需要付出庞大的资金来管理，例如：维持干净的伺服器 IP、阻挡垃圾邮件及病毒攻击、防止硬体设备故障、安装最新的电子邮件系统附件等。同时上述的每一个环节，也都需要相应的资源以及专业人员来支援，因此你更需要一支专门负责的团队。而最庞大的支出不是一开始的固定成本，而是每年固定必要的「维护管理成本」。根据计算，一套电子邮件系统的「维护管理成本」，将会是「系统建构成本」的 4 倍之多。
一次性投入，降低企业经营成本，企业搭建邮件服务器是一次性投入，后期只需进行简单的维护和管理即可，无需每年支付高昂的邮箱租赁费用。
数据安全有保障，对企业邮件安全造成影响的主要因素有：垃圾邮件泛滥，病毒邮件攻击，内部数据泄露，其次邮件在传输过程中，容易被窃取或者篡改，员工邮箱账号也很容易被盗等等，所以企业自己搭建邮件服务器可以避免垃圾邮件和病毒侵害，杜绝黑客攻击，保证重要数据信息安全，减少对企业正常经营的影响。疫情之下，企业为什么要自己搭建邮件服务器？可与其他办公系统整合，自己搭建邮件服务器可以根据企业自身需求，与企业其他办公系统整合，减少员工频繁切换系统的烦恼，提高员工的工作效率。

2. 电子邮件 EDM 系统外包 ( Hosted Solution )：

优点

如果将电子邮件系统外包，你将不需要担心系统的建构和管理。外包的优先好处就是「成本低」。透过系统外包，你可以快速地加入新客户名单，不需要浪费时间取得软体 licenses、分配收件夹的空间、设定信箱位址等。此外，系统外包也可以轻松地应付邮件进出入时，突如其来的高流量，导致伺服器故障的风险。
随著云端电子邮件服务提供者的出现，资料传输都将经过加密保护，也都储存在安全的位置。此外，系统外包提供内在的空间，确保资料都已备份。同时，你可以透过定义用户级别的限制和规范来管理非法的电子邮件数据通讯。

缺点

电子邮件系统外包的缺点是，当你将商业资讯、客户个人资料都交付给外包厂商，你就失去了对资料的主控权。若厂商的防护不足，你所有的资料都将暴露在危险之中。正因为如此，许多公司即使面对高成本，但为了资料安全与主控权，仍宁愿选择自己架设电子邮件系统。

总结

总的来说，将电子邮件系统连同行销策略一起外包，对于小公司来说是较有好处的，不必负担基础建设成本，更能够将心力专注于本业发展，免除高成本的压力与行销的困扰。但对于大公司或需要高度客制化电子邮件系统的公司而言，由公司内部自行架设将更符合需求，因为庞大客户资料的背后，拥有难以估量的商业价值，所以维护资讯安全及商业机密将是首要的任务。说了这么多，选择还是要回到正在看这篇文章的你，开始评估你的需求，并考量组织目标发展，再来选择适合公司的解决方案吧！